Berdasarkan undang-undang nomor 5 Tahun 2014 pasal 127 ayat (3) bahwa untuk menjamin keterpaduan dan akurasi data dalam Sistem Informasi ASN, setiap Instansi Pemerintah WAJIB memutakhirkan data secara berkala dan menyampaikannya kepada Badan Kepegawaian Negara (BKN), untuk mendukung kegiatan dimaksud dan untuk akurasi, validasi dan dapat dipertanggungjawabkannya database kepegawaian di BKD Kabupaten Semarang, maka dibutuhkan peran serta setiap OPD dalam hal peremajaan data setiap personilnya sesuai dengan mekanisme laporan sebagaimana formulir berikut :
FORMULIR ISIAN PEGAWAI (FIP) adalah formulir yang berisi data pribadi dan wajib diisi setiap PNS/CPNS sebagai data pribadi setiap personil (data riwayat hidup).
FORMULIR PEREMAJAAN DATA adalah formulir yang diisi setiap ada perubahan data personal dan menjadi dasar pelaporan bulanan setiap OPD
FORMULIR JUMLAH PNS / CPNS adalah formulir yang berisi data keseluruhan personil pada OPD meliputi jumlah PNS / CPNS berdasarkan golongan / ruang, status kepegawaian, jenis kelamin maupun tingkat pendidikan